Automatisk varsling

1. Automatisk varsel om oppdatering

Nå kan du be portalen om å automatisk varsle foreninger/bedrifter om at deres oppføring må oppdateres. Når dette er satt opp vil systemet sende ut e-post med info og oppdateringslenke til de som skal ha det. Og den vil fortsette å sende ut f.eks. en gang pr. uke (ikke helg) inntil data er oppdatert. Ta kontakt med brukerstøtte, så setter vi det opp sammen med dere.

Her er det som må bestemmes og angis:

1. Oppdatert periode i måneder
   Dette er grensen for når vi regner en organisasjon for oppdatert. Hvis denne står til 12 måneder, vil alle som har oppdatert de siste 12 måneder regnes som oppdatert. Denne perioden styrer status for oppdatering på portalen, opplisting med filter "Oppdatert" i kontaktmodulen og når organisasjoner skal varsles automatisk om at de må oppdatere. Standardverdien er 12 måneder.
2. Aktivert
   En må aktivere automatisk varsel.
3. Avsender e-post
   Angi hvilken e-postadresse varsel skal sendes ut fra. Denne adressen må være en e-postadresse som er godkjent på en av brukerne på portalen.
4. Avsender navn
   Skriv et navn en ønsker å vise for avsender. Det kan være f.eks. "Portal Oppdatering"
5. Dager mellom varsel
   Angi hvor mange dager det skal gå mellom hvert varsel som sendes ut. Standard er 7 dager
6. Meldingstekst
   En må lage en meldingsmal som systemet skal bruke. Det er ulik mal for forening og bedrift.

Utsendingen foregår slik:

• Hver dag (man-fre) kl. 12:00 sjekker systemet hvilke organisasjoner som ikke er oppdatert
• Så sjekker den når det sist ble sendt varsel til organisasjonen
• Dersom organisasjonen skal ha varsel, flettes aktuell melding og sendes ut
• Melding legges i loggen så en kan se at organisasjonen har fått varsel
• Når alle meldinger er sendt, legges det en oppføring i bjella med hvor mange meldinger som er sendt ut

Vi tror denne løsningen vil hjelpe portalene til å få et bedre oppdatert register.

2. Oppsett av foreningsportal

Det er gjort store forbedringer på hvordan en styrer oppsett av portalen. Bare gå inn på Oppsett - Foreningsportal som før. Nå har du en mye bedre oversikt over alt du kan styre på portalen. Øverst ser du en oversikt over totalt antall og hvor mange som er oppdatert og ikke. Du kan klikke på tallene for å få liste over organisasjonene. Klikk Rediger for å gjøre endringer på oppsettet.

3. Sjekke hvem som er oppdatert

Det er nå enklere å sjekke hvem som er oppdatert og ikke. Gå inn på Kontakt og ta med filteret "Oppdatert". Da kan du velge ja for de som er oppdatert i valgt periode og nei for de som ikke er oppdatert i perioden.

Med vennlig hilsen
Teamet bak Foreningsportalen